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Geographisches Institut

Nie nur eine Aufgabe: Die vielen verborgenen Aufgaben in der Verwaltung

Als Teil der Support-Infrastruktur einer Organisation übernehmen Verwaltungsangestellte verschiedene Aufgaben und jonglieren mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Um mehr über die unzähligen administrativen Aufgaben zu erfahren, habe ich Corinne Wyss getroffen und mit ihr über ihre Arbeit gesprochen.

Corinne Wyss

Khaoula: Wir mussten unser erstes Gespräch verschieben, da relativ kurzfristig der Büroumzug im L-Stock anstand. Darf ich trotzdem fragen, wie ein typischer Arbeitstag aussieht?

Corinne: Das ist ein gutes Beispiel für einen Aspekt meiner Arbeit. Kein Tag ist wie der andere. Der Umzug war eine grosse Rochade – wie beim Schach! So vieles musste parallel passieren. Zuerst mussten wir die Ausgangssituation verstehen. Anschliessend Aufgaben definieren und verteilen, Termine festlegen und einen guten Kommunikationsfluss herstellen. Und dann hieß es: GO! Damit wir den engen Zeitplan einhalten konnten, halfen wir auch beim Umzug der Möbel. Andere Aufgaben mussten wir auf später verschieben. Gute Teamarbeit war in dieser Zeit das A und O!

Ich war froh, dass meine Kollegin und ich uns ein Büro teilten, so konnten wir uns gegenseitig immer auf dem Laufenden halten. Es war auch ein Lernprozess für uns, zum Beispiel wie der Betriebsdienst funktioniert, die Zusammenarbeit mit dem Maler, dem Reinigungspersonal und den Umzugshelfern. In unserer täglichen Arbeit haben wir verschiedene unterstützende Aufgaben, manchmal müssen wir diese in letzter Minute erledigen. Ausserdem sind wir die Schnittstelle zur Finanzabteilung der UZH, zur Personal- und IT-Abteilung des GIUZ, zum Team Lehre und zu allen anderen Abteilungen der UZH wie dem Betriebsdienst etc.

Kannst du mir mehr über die administrativen Aufgaben erzählen, die spezifisch für deine Arbeit an einer Universität sind?

Die Koordination und Organisation von Prüfungen. Die Vorbereitungen müssen sehr früh beginnen und wir müssen proaktiv sein. Ein Beispiel: Bevor man die endgültige Version der Prüfung ausdruckt, braucht es eine letzte Kontrolle mit dem oder der Modulverantwortlichen. Genauso wichtig ist ein detaillierter Ablaufplan mit allen Aufgaben und Dokumenten. Vor den Prüfungstagen besprechen alle Admins und das Team Lehre Sonderfälle, neue Bedingungen und Schnittstellen. So stellen wir sicher, dass alle Beteiligten gut informiert sind und die Prüfungen für die Studierenden reibungslos ablaufen. Und nachher treffen wir Admins uns für ein Debriefing.

Ich bin fest davon überzeugt, dass es wichtig ist, die Prozesse für das Team transparent und verständlich zu machen. Wir nutzen neue Kommunikationsmittel wie Teams und SharePoint und treffen uns regelmässig mit allen Admins, um uns weiterzubilden. Wir tauschen Informationen aus und holen den Rat und die Meinungen der anderen ein.

Welche anderen Aufgaben verstecken sich noch hinter den administrativen Aufgaben?

Ich bin Mitglied der GIUZ Sustainability Taskforce. Wir machen zum Beispiel kleine nachhaltige Aktionen wie Plastikrecycling und informieren alle Mitarbeitenden darüber. Ich organisiere immer den Frühlingssputz und schaue, ob wir verschiedene Dinge recyceln können und stelle Bring- und Abholboxen auf. Ich sorge auch dafür, dass der Kaffeeraum sauber und ordentlich aussieht und dass die Gruppenmitglieder ihre Aufgaben beim Service der Kaffeemaschine wahrnehmen.

Ein anderes Beispiel ist, dass meine Kollegin und ich die Pflanzen in unserem Kaffeeraum giessen. Das hat wegen der alten Erde, in der sie standen, immer ewig gedauert, also haben wir uns darum gekümmert, dass sie umgetopft werden. Wir erkundigten uns, wer dafür zuständig ist, stellten sicher, dass es ein Budget dafür gab, und holten einen Kostenvoranschlag ein. Das war eine Menge Arbeit, aber ich denke, es hat sich gelohnt! Dann bin ich auch in den Einführungsprozess für neue Mitarbeitende eingebunden und bin ihre Ansprechpartnerin für verschiedene Fragen.

Welche Aspekte deiner Arbeit hier am GIUZ gefallen dir besonders?

Ich schätze es, dass ich meine Arbeit selbstständig erledigen kann. Natürlich muss ich mich an Fristen und Abläufe halten, aber innerhalb dieser Vorgaben kann ich selbst entscheiden, wie ich arbeite. Ich denke, dass meine Arbeit in der Abteilung Humangeographie sehr geschätzt wird. Und ich arbeite gern in Bereichen, die mich interessieren, wie Feminismus, Pflegearbeit und Wohnungsnot. Als Nichtakademikerin sehe ich diese Themen manchmal mit anderen Augen.

Was machst du nach der Arbeit?

Wahrscheinlich das, was die meisten Eltern machen, wenn sie nach Hause kommen: Kochen, den Kindern bei den Hausaufgaben helfen, die Wäsche aufhängen, etc. etc.

Welche Pläne hast du für die Zukunft?

Ich bin nicht jemand, der viel über die Zukunft nachdenkt. Im Moment gibt es so viele Dinge, die mich beschäftigen. Die Sportferien stehen vor der Tür und ich freue mich darauf, die Natur mit den Schneeschuhen zu erkunden.

Khaoula Ettarfi