Eine sinnvolle Zeitplanung ist für das ganze Studium, insbesondere aber bei grossen, zeitlich nicht sofort abschätzbaren Arbeiten zentral. Meist fallen unterschiedliche Arbeitsschritte parallel an, weshalb kaum je eine systematische Abfolge gewährleistet werden kann. Schreibprozesse, organisatorische Arbeiten, Literatursuche und andere Teilprozesse sollten aber wenn möglich klar getrennt und zeitlich strukturiert werden, da zu viele parallel verlaufende Schritte zu Zeitverlust führen. Zudem ist bei wenig definierter Zeitplanung die Verlockung gross, sich lange nur mit Nebensächlichkeiten oder nur mit dringend anfallenden Dingen zu beschäftigen. Für ein sinnvolles Zeitmanagement sind folgende Dinge zu beachten.
Mit einem guten Zeitmanagement kann effizienter studiert, geforscht und gelernt werden.
Eine konkrete Zielvorgabe ist wichtig: Ohne genau zu wissen, was man genau bis wann machen möchte, verliert man sich sehr rasch in Details und arbeitet ineffizient (Haenni 1999: 2) oder beginnt, Dinge aufzuschieben (Rückert 2002).
Wenn die «Aufschieberei» zur Gewohnheit wird, kommt man schlecht zum Ziel, siehe Rückert (2002).
Die anfallenden Aufgaben werden priorisiert: Beispielsweise kann zwischen Dringlichkeit (rein zeitliche Qualifikation) und Wichtigkeit (inhaltliche Qualifikation) unterschieden werden. Dabei sollte in einer Tagesplanung nicht allzu vielen Arbeitsschritten höchste Priorität eingeräumt werden. Grundsätzlich gilt, Wichtiges vor Dringlichem zu erledigen und Dringliches gegebenenfalls weiterzudelegieren. So ist die Masterarbeit zwei Monate vor der Abgabe zwar wichtig, aber noch nicht dringlich. Werden wichtige Arbeitsschritte vor sich her geschoben – weil sie noch nicht dringlich sind – bis sie wirklich dringlich sind, leidet die Qualität darunter. Im Fall der Masterarbeit kann dies eine schlechtere Bewertung zur Folge haben. Zudem ist es empfehlenswert, Aufgaben von hoher Dringlichkeit aber geringer Wichtigkeit (Telefonate etc.) in Blöcke zusammenzulegen und Aufgaben von hoher Wichtigkeit aber geringer Dringlichkeit zu terminieren (Haenni 1999: 4).
Wichtiges erledigen bevor es dringlich wird!
Es empfiehlt sich, einen Tages- und Wochenplan zu erstellen, damit der Zeitbedarf der einzelnen Aufgaben besser abgeschätzt werden kann. Dabei sollten unbedingt Lücken für Unvorhergesehenes gelassen werden. Minimales Tagesziel sollte die Erledigung aller Aufgaben erster Priorität sein. Eine tägliche Überprüfung und Beurteilung des Zeitplans ist angebracht, damit die folgenden Tagesabläufe optimiert werden können (Haenni 1999: 5).
Aufgaben ganz unterschiedlicher Qualitäten werden voneinander getrennt und am besten en bloc erledigt. Bei einer Masterarbeit lohnt es sich beispielsweise, eher organisatorische und technische Aufgaben im Umfeld der Arbeit (kopieren, Abbildungen erstellen, Literaturrecherche etc.) speziell in die Zeitplanung einzubeziehen. Erstens ist ein «Switchen» von einer zur anderen Aufgabe mit viel Aufwand verbunden, zweitens kommt sonst die wirkliche (Schreib-)Arbeit an der Masterarbeit zu kurz (Kraas & Stadelbauer 2000: 132).
Die persönliche Leistungs- und Störkurve ist zu beachten. Sie ist individuell verschieden und sie kann durch ein Tagesprotokoll ermittelt werden, in welchem man Zeit, aufeinanderfolgende Tätigkeiten und Bemerkungen (Störungen, gute und schlechte Phasen etc.) einträgt. Dabei sollten nicht nur projektbezogene Tätigkeiten erfasst werden, sondern auch Pausen, Mittagessen oder Sport, da sie grossen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit haben können. Die individuellen Momente höchster Leistungsfähigkeit sollten in die Zeitplanung einbezogen werden. Wichtige Arbeiten werden am besten in diesen Zeitphasen erledigt, wobei auf eine möglichst störungsfreie Umgebung (evtl. Telefon um- bzw. ausschalten, ablenkende Geräusche reduzieren, E-Mail-Programm ausschalten) zu achten ist (vgl. «Konzentration») (Kraas & Stadelbauer 2000: 133).
Nach Erreichen der gesteckten Ziele kann man sich ruhig etwas gönnen, ein gutes Essen, früher Feierabend oder Ausgang. Solche «Belohnungen» wirken motivierend auf das Verfolgen weiterer Ziele. Das Festhalten des Geleisteten hat nicht nur zur Folge, dass man sieht, was man nicht erledigt hat. Man sieht auch, wieviele (oft kleine) Arbeitsschritte man doch hinter sich gebracht hat.
Manchmal benötigen Dinge etwas Zeit, um sich «setzen» zu können. So macht es durchaus Sinn, etwa ein Konzept nicht passgenau auf den Abgabetermin hin zu erstellen, sondern etwas vorher. Nimmt man den Entwurf ein paar Tage später wieder zur Hand, kommen einem vielleicht Dinge in den Sinn, an die man zuvor nicht gedacht hatte und die man noch einfügen oder berichtigen möchte. Das Endprodukt gewinnt damit.
Unterschiedliche Personen haben auch ein unterschiedliches Zeitempfinden und unterschiedliche Arbeitsstile. Die einen funktionieren am besten, wenn sie zeitlich unter Druck gesetzt werden (durch sich selbst oder von aussen), andere benötigen Reservezeit und arbeiten weniger gut unter Druck.
Man kann nicht sagen, dass der eine oder der andere Weg der bessere ist. Wichtig ist, dass man sich mit seinem Zeitmanagementstil einigermassen wohl fühlt und damit umgehen kann. Auch hier sollte man gegebenenfalls verschiedene Zugänge ausprobieren. Leute, die glauben, nur unter zeitlichem Druck gute Resultate erbringen zu können, sollten versuchen, einmal bewusst viel früher mit einer Arbeit zu beginnen und zu erfahren, wie sie «druckfrei» arbeiten. Das Umgekehrte ist ein etwas grösseres Wagnis. Doch überraschen sich auch Menschen, die ungern unter Zeitdruck stehen, selbst, was sie zu Stande bringen, wenn nur wenig Zeit zur Verfügung steht und man sich auf das Essenzielle konzentrieren muss.